وتشمل الوثائق الرسمية التي يقوم بتحريرها ضابط عمومي مختص وفقا لأوضاع مقررة قانونا، والوثائق العرفية الصادرة من أفراد عاديين ولم يتدخل موظف عمومي في تحريرها سواء كانت معدة للإثبات كالمستندات أو غير معدة للإثبات كالرسائل والبرقيات والدفاتر.

والوثائق الرسمية هي التي يثبت فيها موظف عام أو شخص مكلف بخدمة عامة ما تم على يديه أو ما تلقاه من ذوي الشأن وتعد حجة لحين الطعن فيها بالتزوير، وتعتبر البيانات المدونة فيها صحيحة إلى أن يثبت العكس عن طريق الطعن فيها بالتزوير، غير أن البيانات المدونة فيها والصادرة من ذوي الشأن ودونها الموظف العمومي على مسؤوليتهم دون أن يتمكن من التحقق من مدى صحتها تعتبر صحيحة إلى أن يثبت العكس بأي طريقة من طرق الإثبات.

أما القرارات الإدارية وعلى الرغم من اعتبارها من الوثائق الرسمية، فإنه ونظرا لصدورها من رجل الإدارة المختص بتحريرها بمناسبة ممارسته لاختصاصه؛ فقد استقر القضاء على اختصاص قاضي الإلغاء بالنظر في الطعون فيها بكافة طرق الإثبات المقبولة أمامه، دون اشتراط الطعن فيها بالتزوير.

أما الوثائق العرفية سواء كانت معدة للإثبات أم لا فقد انقسم الفقه بشأنها إلى قسمين فجانب من الفقه يرى أنها تتمتع بنفس الحجية التي تتمتع بها أمام القاضي العادي، وجانب آخر يرى أنها من قبيل القرائن المكتوبة يقدر قاضي الإلغاء حجيتها في ضوء الظروف المحيطة بها، وما يستشفه من عناصر الملف.

ثانيا – المحاضر الإدارية:

وهي المحاضر التي تحرر بمعرفة الموظفين المختصين بتحريرها، لإثبات وقائع معينة، ومثالها محاضر الشرطة، ومحاضر جلسات المحاكم، ومحاضر جلسات المناقصات والمزايدات، ومحاضر الجلسات التأديبية، ومحاضر اجتماعات مختلف اللجان الإدارية.

وتختلف حجية المحاضر الإدارية؛ فهناك ما ينص القانون على أن ما ورد فيها من بيانات يحوز حجية لحين إثبات العكس عن طريق الطعن بالتزوير، وهي قليلة ومثالها محاضر جلسات المحاكم، ومحاضر كشوف الناخبين، ومنها ما ينص القانون على أن ما جاء فيها من بيانات يحوز حجية لحين إثبات العكس بأي طريق من طرق الإثبات، وهي الأصل ومثالها محاضر مخالفات الطرق، ومنها ما يمكن الاعتداد به فقط على سبيل الاستدلال والاسترشاد، كالمراسلات بين مختلف مصالح المرفق.

ثالثا- الوثائق الإدارية:

ويقصد بها كافة المحررات الموجودة في حوزة الإدارة، والمتضمنة وقائع إدارية معينة، فهي تتضمن الوقائع المتعلقة بالنشاط الإداري أو العاملين به، كالوثائق التي يتضمنها الملف الشخصي للموظف.

وكذلك الشأن بالنسبة للقرارات الإدارية فرغم اعتبارها من الوثائق الرسمية في نطاق القانون الخاص؛ إلا أن اكتسابها الصفة الإدارية، ووجودها في حوزة الإدارة، وتحريرها بمناسبة وقائع تدخل في اختصاص محررها، أدى إلى اعتبارها في مرتبة تختلف من حيث الحجية عن الوثائق الرسمية الأخرى، والمنازعة فيها تكون بأي طريق من طرق الإثبات.

أما باقي الوثائق الإدارية مثل نماذج الاستمارات والإيصالات والإقرارات والمراسلات، والطلبات، والمراسلات المصلحية، والسجلات الإدارية، فقد استقر الفقه والقضاء الإداري على اعتبارها من قبيل القرائن المكتوبة القابلة لإثبات العكس بأي طريق من طرق الإثبات.

وإذا لم تتوافر في السجلات المقدمة للإثبات المظاهر التي تنبئ عن اعتبارها من الوثائق والسجلات الرسمية كأن تكون غير مرقمة الصفحات وغير مختومة بخاتم الدولة ولا يوجد بها أي توقيع الموظف عام، أو مليئة بالشطب والكشط والتصحيح، أو لم يثبت فيها مصدر البيانات الواردة فيها أو تاريخ إثباتها وهل حققها الموظف الذي حررها بنفسه أو تلقاها من موظف آخر أو نقلها عن أوراق أخرى رسمية أو عرفية فإنها تفقد كل قيمة لها باعتبارها أوراقا رسمية.

إن حجية الوثائق إدارية كانت أو غير إدارية، متعلقة فقط بصحة البيانات التي أعدت في الأصل من أجل إثباتها، أما البيانات التي تضمنتها ولم يكن القصد من تضمينها إياها إثباتها، لا تحوز مثل هذه الحجية، فتاريخ الميلاد الوارد بشهادة مدرسية مثلا لا حجية له بموجب هذه الشهادة لأنها أعدت لإثبات المستوى الدراسي وليس لإثبات تاريخ الميلاد، ولا لإثبات الجنسية.

غير أن اطراد أوراق الملف على ذكر وقائع معينة لم تحرر ولم تعد لإثباتها لا يتجرد من أية قيمة؛ فمن شأن هذا الاطراد أن يبعث على الاعتقاد بصحة هذه الوقائع، ووجود أصل لها في ضوء ما يستخلص من أوراق الملف في مجموعها.