مفهوم الوثيقة الإدارية

لائحة اعتراضية

حيازة الإدارة الوثائق الإدارية

تحوز الإدارة الوثائق الإدارية لكونها القائمة على سير العمل الإداري والأمينة على المصلحة العامة، لما لها من ديمومة الشخصية بفضل استقلالها عن الأفراد العاملين بها.

والوثائق الإدارية المتمثلة في السجلات والملفات والمحررات التي أعدتها المصالح الإدارية والمثبتة للوقائع المتعلقة بالعمل الإداري والتي هي ذاكرة الإدارة تعد من أهم أنواع الأدلة المعتبرة في القضاء الإداري وعليها يعول عادة في الإثبات، ذلك أن الإدارة منظمة تنظيما يعتمد كليا على الوثائق، ولا يعتمد على ذاكرة الموظفين، فالواجب على الموظف تسجيل ما يتصل بنشاطه أولا بأول في الوثائق وبالطريقة المعدة لذلك، وبهذا التسجيل تتكون على مر الأيام الذاكرة الإدارية الموضوعية التي يرجع إليها عند اللزوم، ولهذا كان الدليل الكتابي أهم الأدلة التي يعتد بها أمام القاضي الإدارية، كما يعزى ذلك أيضا لتأثير الصفة الكتابية لإجراءات التقاضي في المنازعات الإدارية.

نتطرق في هذا الفرع إلى مفهوم الوثيقة الإدارية (أولا) ثم إلى أثر استئثار الإدارة بالوثائق على موقف المدعي (ثانيا)

أولا: مفهوم الوثيقة الإدارية:

تعرف الوثائق الإدارية بأنها “محررات في حوزة الإدارة تتضمن وقائع إدارية معينة”.

وأهم مميزات الوثيقة الإدارية أنها كتابة وفي حوزة الإدارة وأن تاريخها قابل للإثبات وأنها تدل على واقعة إدارية معينة، فكما قد تكون على نماذج إدارية أو تحمل اسم الجهة التي أصدرتها أو خاتمها، أو موقعة من أحد الإداريين أو مؤشر عليها منه، فإنها كذلك قد تكون مجرد ورقة غير موقعة ولا مؤرخة ومليئة بالشطب والتحشير، يكفي توافر السمات المشار إليها فيها، ويجب أن يكون دخولها في حوزة الإدارة بمقتضى النظام المعمول به في الهيئة الإدارية.

والوعاء الطبيعي لحفظ الوثائق الإدارية هو الملفات والسجلات، وقد جرى العمل الإداري على ضم الوثائق المتعلقة بموضوع واحد في ملف واحد، ذو رقم معين، وتعنون جميع الوثائق التي يتضمنها الملف بهذا الرقم، وترقم بتسلسل، ويمكن هذا التسلسل من إثبات تاريخ الوثيقة.

وللإحاطة أكثر بمفهوم الوثيقة الإدارية يجب التعرض إلى بعض الوثائق المشهورة التي يمكن اعتبارها مما يدخل ضمن هذا المفهوم.

فمن حيث شكلها: قد تكون الوثائق الإدارية في حقيقتها أوراقا رسمية، وهي تلك التي تحتوي على تصرف قانوني يحرره ضابط عمومي أو موظف عام، ومن أشكال الوثائق الرسمية الوثائق الصادرة عن موظفي المصالح الإدارية والسندات القضائية وشبه القضائية الصادرة عن القضاة والموثقين والمحضرين القضائيين وكتاب الضبط، وقد تكون أوراقا عرفية صادرة عن الأفراد دون أن يتدخل في إصدارها موظف عام، ودون التزامها بشكلية معينة يقررها القانون، ولكنها دخلت في حوزة الإدارة وأشر على استلامها موظف بالإدارة.

كما يمكن أن تكون في شكل قرار إداري مهما كانت مرتبته، ويمكن أن تتخذ شكل عقد مودع بملف بالإدارة، أو عقد إداري، كما يمكن أن تكون من قبيل المنشورات والتعليمات الإدارية والتنظيمات الداخلية، كما قد تكون من قبل المحاضر الإدارية؛ مثل محاضر الجلسات التأديبية ومحاضر فرز الأصوات في العمليات الانتخابية أو تقارير فنية.

ومن حيث مصدرها: يمكن أن تكون الوثيقة الإدارية صادرة عن موظف عام مختص بالإدارة، كالمذكرات والتقارير والمحاضر، أو عن شخص عادي كما هو الحال بالنسبة للطلبات الواردة إلى الإدارة من شخص عادي بخطه وإمضائه، والتي تحفظ بالملفات الإدارية وتعطى رقما متسلسلا وتاريخا ويكون مؤشرا عليها من طرف الإدارة.

أما من حيث موضوعها: فقد يكون موضوع الوثيقة الإدارية إثبات تصرفات قانونية، أو وقائع مادية تتعلق بنشاط الإدارة وسير العمل بها أو بوقائع متعلقة بالموظفين أو بالمتعاملين معها، كالموردين والمقاولين، أو ممن مستهم قراراتها، أو عقودا بين الإدارة ومتعامليها أو محاضر وصفية لمجريات سير مختلف العمليات الإدارية.

فسخ عقد الزواج

error: